Met Vestigingen bepaal je op basis van een hiërarchische structuur welke gebruiker bij welke klantdossiers kan. Hiermee zorg je er bijvoorbeeld voor dat klantdata en adviesdossiers worden afgeschermd voor collega’s (gebruikers) van andere vestigingen. Handig in het kader van de GDPR. Werk je vanuit meerdere vestigingen, dan voeg je jezelf gewoon toe aan alle betreffende vestigingen en kun je bij alle klantdossiers.
Met Vestigingen kun je:
- Gebruikers aan vestigingen koppelen
- Adviespartners aan vestigingen koppelen
Hiermee zijn de adviesdossiers van klanten die gekoppeld zijn aan de juiste vestiging, alleen zichtbaar voor gebruikers met toegang tot de betreffende vestigingen.
Werking Vestigingen
Om vestigingen te kunnen aanmaken en beheren dien je over de rol Manager Vestigingen te beschikken of de rol Beheerder. Kun je deze rol niet voor jezelf activeren bij Mijn account, vraag dan een Beheerder om de rol voor je te activeren.
Op het moment dat er geen vestigingen zijn aangemaakt, zijn alle klantdossiers beschikbaar voor ieder gebruikersaccount met een geactiveerde licentie op één of meerdere online adviesapplicaties. Het is niet verplicht om vestigingen aan te maken. En het is prima mogelijk om hybride te werken. Hierbij kies je ervoor om bepaalde klanten te koppelen aan vestigingen en andere klanten juist weer niet.
De klanten die gekoppeld zijn aan een vestiging, zijn dan uitsluitend zichtbaar voor de gebruikers die opgenomen zijn bij de betreffende vestiging. De klanten die niet aan een vestiging gekoppeld zijn, zijn zichtbaar voor alle gebruikers. Dus ook voor de gebruikers die gekoppeld zijn aan vestigingen.
Om vestigingen aan te maken, ga je via Instellingen naar Vestigingen. Daar klik je op 'Nieuwe vestiging'. Vervolgens kom je op een nieuwe pagina waarop je alle benodigde gegevens kan invoeren. Daarvoor voer je de volgende acties uit:
- Voer de naam van de vestiging in
- Geef een korte omschrijving op (niet verplicht)
- Selecteer de gebruikers die opgenomen dienen te worden
- Klik op opslaan en de vestiging is aangemaakt
Vanaf dit moment kun je in het Klantdashboard, per klant aangeven bij welke vestiging de klant hoort. Daarna zijn de gekoppelde klanten en bijbehorende adviesdossiers afgeschermd voor andere accounts.
Hiërarchie
Je kunt overigens zoveel vestigingen aanmaken als je wilt. Én je kunt in zoveel vestigingen deelnemen als je wilt. Hierdoor is het mogelijk om een hiërarchische structuur van toegang tot klanten, Adviespartners en adviesdossiers op te bouwen.
Adviespartners
Op het moment dat je als service berekeningen uitvoert voor andere advieskantoren, kun je de betreffende kantoren als Adviespartner opnemen. Daarna kun je de klanten voor wie de berekeningen worden gemaakt, koppelen aan een Adviespartner.
De klanten (inclusief adviesdossiers) van Adviespartners, volgen dezelfde werking als bovenstaand. De betreffende klanten kun je indien gewenst dus aan een vestiging koppelen. De klanten en adviesdossiers zijn hiermee niet meer zichtbaar voor gebruikers, die niet gekoppeld zijn aan de vestiging. Maar de Adviespartners zelf zijn nog wel zichtbaar en selecteerbaar.
Op het moment dat er een berekening wordt gemaakt ten behoeve van de klant van een Adviespartner, is de Adviespartner nog wel zichtbaar in de lijst Adviespartners, maar niet selecteerbaar wanneer een account met onvoldoende rechten de Adviespartner probeert te selecteren.
Robotisering
Zoals je wellicht weet is het mogelijk om sommige type berekeningen te robotiseren. Een belangrijke functie die bij het robotiseren hoort, is het downloaden van gerobotiseerde berekeningsresultaten. Werk je echter met Vestigingen en je hebt niet de toegang tot alle vestigingen, dan kun je alleen de berekeningsresultaten downloaden van de adviesdossiers waar je op basis van de vestigingen toegang tot hebt.