Met klantdossiers beheer je klantgegevens op één centrale plek. Handig wanneer je verschillende typen adviesberekeningen voor dezelfde klant maakt. Afhankelijk van het advies worden de klant-, partner- en/of kindgegevens automatisch geladen, er is geen dubbele invoer én iedere adviseur werkt altijd met dezelfde uniforme klantdata. Bovendien zijn klantgegevens in het kader van de GDPR met een druk op de knop te anonimiseren.
Om te kunnen rekenen met klantgegevens, dien je een klantdossier te koppelen aan een adviesdossier. De werking is eenvoudig!
- Start een nieuw adviesdossier
- Selecteer de klant
- Klik op aanmaken
Dat is alles. Het klantdossier is gekoppeld, de klantgegevens zijn ingeladen en het adviesdossier is aangemaakt.
Klantdossiers toevoegen
Hoe je klantdossiers aan een adviesdossier koppelt hebben wij bovenstaand toegelicht. Maar je kunt natuurlijk ook nieuwe klantdossiers toevoegen en bestaande klantdossiers beheren. Het toevoegen kan op twee manieren:
- Je opent het Klant CRM en klikt binnen het tabblad Klanten op Toevoegen, of
- Je start een nieuw adviesdossier en klikt bij het onderdeel Klant CRM op Toevoegen. Voer alle klantgegevens in en klik op Opslaan. Het Klant CRM wordt gesloten en het klantdossier is gekoppeld aan het adviesdossier
Berekeningen voor zowel de klant als de partner
Binnen ongeveer 10% tot 15% van alle adviesdossiers die worden aangemaakt, zijn de berekeningen ten behoeve van de partner. Bijvoorbeeld omdat de partner - net als de klant - als aandeelhouder pensioen in eigen beheer opbouwt of heeft opgebouwd.
Omdat de klant en de partner tot hetzelfde huishouden behoren, wil je voorkomen dat je twee klantdossiers dient aan te leggen om voor beide berekeningen te kunnen maken. Om die reden kun je in een klantdossier binnen het Klant CRM, aangeven voor wie er berekeningen gemaakt moeten kunnen worden. Op basis van deze optie, word je bij het aanmaken van een adviesdossier gevraagd voor wie de berekening bestemd is.
De systematiek is bovendien zodanig opgezet, dat afhankelijk voor wie je de berekening maakt, automatisch de juiste persoon als partner ingevuld wordt. Met andere woorden:
- Is de klant de hoofdgerechtigde, dan is de partner de partner in de berekening
- Is de partner de hoofdgerechtigde, dan is de klant de partner in de berekening
Lees verder in het artikel Berekeningen voor zowel de klant als partner.
Klantdossiers aanpassen
Naast het toevoegen en verwijderen van klantdossiers, kun je ook wijzigingen doorvoeren. Conform de werking van Next, hebben de wijzigingen uitsluitend betrekking op nieuwe Next-dossiers en nieuwe Smart Adviesdossiers. Immers, indien het wijzigingen betreffen (zoals geboortedatum, geslacht, partner toegevoegd) die van invloed kunnen zijn op berekeningen, mogen deze namelijk niet met terugwerkende kracht doorgevoerd worden in eerder aangemaakte Next-dossiers. Dit zou mogelijk leiden tot adviesdossiers die niet meer corresponderen met uitgebrachte adviezen.
Lees verder in het artikel Klantdossiers aanpassen.
Rekenen met partner en kinderen
In een klantdossier zijn naast de gegevens van de klant, ook de gegevens van de partner en kinderen opgenomen. Echter, deze zijn niet altijd van toepassing of noodzakelijk binnen een adviesdossier. Daarom worden de betreffende gegevens voor de volledigheid wél getoond bij het onderdeel Klant CRM (Start) binnen een adviesdossier, maar ze worden pas gebruikt door de berekening wanneer onderstaande vragen met Ja beantwoord zijn.
- Rekenen met partner
- Rekenen met kinderen
Indien er sprake is van een ex-partner, een overleden partner of een overleden kind waarvoor je een berekening wilt uitvoeren, is het niet mogelijk de betreffende personen te selecteren indien de datum waarop de gebeurtenis heeft plaatsgevonden, vóór de datum van het nieuwe Next-dossier ligt.
Anonimiseren van Klantgegevens
Hoewel de veiligheid van het Akkermans FinteQX Platform voldoet aan alle strenge eisen, kan het zijn dat je ervoor opteert om alle belangrijke klantgegevens te anonimiseren. Om dit zo gemakkelijk mogelijk voor je te maken, hebben wij de functie Anonimiseren ingebouwd in het Klant CRM. Lees verder in het artikel Anonimiseren van klantgegevens.
Klantdossiers verwijderen
Om klanten te verwijderen, selecteer je in het Klant Dashboard de betreffende klant of klanten die je wilt verwijderen. Vervolgens kies je bij de button Acties voor Verwijderen. Na het accepteren van de melding, worden de klanten definitief verwijderd.
Om klanten te kunnen verwijderen mogen er geen gerelateerde items zijn gekoppeld. Dit zijn bijvoorbeeld adviesdossiers. Dit betekent dat eerst gerelateerde items verwijderen dienen te worden, voordat je de klant(en) kunt verwijderen.
Adviespartners
Wanneer je adviesberekeningen maakt voor andere advieskantoren, kun je deze kantoren in het Klant CRM registreren als Adviespartner. Hierdoor heb je altijd een een overzicht van alle Adviespartners waar je voor werkt en de klanten die bij de Adviespartner horen. In het overzicht van de Adviespartners staan namelijk alle partners op een rij, inclusief het aantal gekoppelde klanten en het aantal dossiers van de gekoppelde klanten gezamenlijk. Lees verder in het artikel Adviespartners.