De standaard grondslagen die voor de robotisering gebruikt worden, zijn wellicht niet voor alle dossiers toepasbaar. Bijvoorbeeld omdat er aangepaste overlevingstafels, rekenrentes of indexatiepercentages toegezegd zijn. Voor deze dossiers kies je voor de methodiek robotiseren op basis van aangepaste grondslagen.
De keuze 'robotiseren op basis van aangepaste grondslagen' heeft tot gevolg dat je jaarlijks de grondslagen voor de betreffende dossiers handmatig dient te updaten. Wat natuurlijk een hele klus kan zijn. Om je hierbij te ontzorgen hebben wij de BMW-robot Update Wizard ontwikkeld, zodat je de dossiers centraal kunt updaten.
De werking is eenvoudig:
- Start de Update Wizard door in het Dossier Dashboard bij de functie Robot Acties, te kiezen voor de BMW-robot: Update Wizard
- Download de Update Template die voorzien is van alle benodigde dossier informatie en de in de dossiers opgeslagen grondslagen
- Verrijk de Update Template met de grondslagen voor het nieuwe berekeningsjaar
- Importeer de Update Template via de Update Wizard
Beschikbaarheid Update Wizard
In verband met de voorbereiding op de robot-run, is de Update Wizard beschikbaar in de periode tussen de 3de donderdag van november en de robot-run van januari.
Buiten deze periode is de Update Wizard wel op te starten zodat je gebruik kunt maken van alle functionaliteiten, maar met uitzondering van het uploaden van een nieuwe Update Template.
Daarnaast adviseren wij intern vast te leggen om geen wijzigingen meer aan te brengen in de BMW-robot dossiers, vanaf het moment dat je het Update Template hebt gedownload tot aan de Robot-run. Dit geldt vanzelfsprekend uitsluitend voor de dossiers waarin aangepaste grondslagen worden gehanteerd.
Update Template Downloaden
Tijdens het downloaden van de Update Template (wat overigens een Excel-bestand is) wordt de data van alle onderstaande velden opgehaald uit de relevante adviesdossiers en weggeschreven in de Update Template.
Wordt er geen data getoond in de Update Template, dan zijn er geen actieve dossiers die voldoen aan de benodigde methodiek van robotiseren of de adviesdossiers behoren tot vestigingen waar je geen toegang tot hebt. Want conform de werking van Vestigingen, heb je alleen toegang tot adviesdossiers van klanten die gekoppeld zijn aan de vestigingen waar je toegang tot hebt. Inclusief de dossiers die niet aan een vestiging zijn gekoppeld.
Wil je de dossierdata van de klanten over alle vestigingen downloaden of importeren, dan dien je jezelf toe te voegen aan alle vestigingen. Heb je hier geen rechten toe, dan kan een collega met de juiste rechten dit voor je doen. Mits dit natuurlijk binnen het beleid van de organisatie past.
In de Update Template zijn per grondslag 2 kolommen opgenomen. In de eerste kolom worden de grondslagen getoond zoals deze opgenomen zijn in de adviesdossiers. In de tweede kolom kun je de grondslagen zetten waar de berekening voor de nieuwe robot-run op gebaseerd dient te worden. Alle velden die aangepast kunnen en mogen worden zijn rood gemarkeerd.
Zodra alle velden ten behoeve van de import zijn gevuld, kan het bestand opgeslagen worden. De Update Template dient in zijn volledigheid te worden gevuld en voorbereid op de import. Neem daarnaast altijd de gebruiksvoorwaarden in acht.
In de Update Template zijn de volgende velden opgenomen:
- Algemene dossierinformatie
- Datum downloaden bestand
- Sterftetafel fiscaal
- Rekenrente fiscaal
- Leeftijdsterugstelling man fiscaal
- Leeftijdsterugstelling vrouw fiscaal
- Sterftetafel commercieel
- Rekenrente commercieel
- Leeftijdsterugstelling man commercieel
- Leeftijdsterugstelling vrouw commercieel
- Stijging uitkering vanaf pensioendatum
- Stijging nabestaandenuitkering bij overlijden ná pensioendatum
- Sterftetafel RJ
- Rekenrente RJ
- Leeftijdsterugstelling man RJ
- Leeftijdsterugstelling vrouw RJ
Gebruiksvoorwaarden Update Template
Omdat het zeer belangrijk is dat er geen discrepantie ontstaat tussen de gedownloade dossierdata en de te uploaden dossierdata, adviseren wij om onderstaande voorwaarden te volgen. Daarnaast hebben wij de Update Template volledigheidshalve voorzien van een beveiliging.
- Voorzie alleen de rood gemarkeerde velden van een waarde
- Voer alleen waardes in die toegestaan zijn, anders verdwijnt de markering niet
- Velden met n.v.t. hoeven niet gevuld te worden, deze zijn dan ook geblokkeerd
- Gebruik de keuzelijsten in de diverse kolommen
- Kopieer gerust huidige waardes naar de kolom voor de nieuwe waardes
- Kopieer gerust overeenkomende waardes binnen een kolom door te slepen
Hoewel de beveiliging van de Update Template te verwijderen is, adviseren wij nadrukkelijk om dit niet te doen. Wij kunnen de kwaliteit van de import dan ook niet garanderen wanneer onder andere onderstaande handelingen uitgevoerd worden:
- Het verwijderen van de beveiliging
- Het overschrijven of verwijderen van geëxporteerde grondslagen
- Het toevoegen/verwijderen/verbergen van tabbladen, rijen of kolommen
- Het aanpassen van kolomnamen en andere data buiten de nieuwe grondslagen
- Het activeren van (auto)filters op de kolommen
Is het je intentie om de Update Template voor alle vestigingen in één keer te downloaden om deze vervolgens te splitsen en aan te laten passen op de diverse vestigingen, laat de download dan per vestiging uitvoeren. In de Import Status kun je precies volgen voor welke vestigingen de import wel/niet is uitgevoerd.
Import Update Template
Na het opslaan van de verrijkte Update Template kan de import uitgevoerd worden. Maar voordat je de Update Wizard start, is het van belang dat je eerst in het Dossier Dashboard controleert of er géén geblokkeerde dossiers zijn. Geblokkeerde dossiers zijn te herkennen aan het slot-icoon dat aan het begin van de regel getoond wordt.
Door over het slot-icoon te hoveren kun je zien wie het dossier nog open heeft staan. De betreffende gebruiker dient het dossier te deblokkeren door het dossier te sluiten. Is een collega niet bereikbaar, geblokkeerde dossiers deblokkeren automatisch vallen na 24 uur.
Als je er zeker van bent dat er geen geblokkeerde dossiers zijn, ga je de Update Template importeren in de Update Wizard. Je selecteert hiervoor het gewenste bestand en klikt op Importeren.
Vervolgens wordt de Update Template gecontroleerd op onvolkomenheden en geblokkeerde dossiers. Zijn deze er niet, dan wordt de Update Template geïmporteerd.
Bevat de Update Template onvolkomenheden of zijn er nog geblokkeerde dossiers, dan zal de Update Wizard de import afbreken en een meldingenbestand genereren. In dit bestand zijn de cellen of dossiers waarop een melding van toepassing is rood gemarkeerd. De markeringen zijn als volgt opgezet:
- Cellen met ontbrekende of incorrecte krijgen een rode markering in de cel
- Zijn dossiers tussen de download en import aangepast, dan wordt de dossiernaam rood gemarkeerd
- Is een dossier tussen de download en import verwijderd, dan wordt de dossiernaam ook rood gemarkeerd
- Heb je op basis van je vestigingen geen toegang meer tot een dossier omdat deze in de tussentijd verhangen is naar een andere vestiging, dan wordt de dossiernaam ook rood gemarkeerd.
Pas de betreffende cellen of dossiers aan en importeer de Update Template opnieuw. Zodra de import geslaagd is krijg je daar ook een melding van en zijn de nieuwe grondslagen opgeslagen, maar zoals toegelicht nog niet zichtbaar in de dossiers. Je hebt namelijk zojuist gegevens geïmporteerd die bij de Robot-run van januari gebruikt gaan worden. Zodra de robot-run is afgerond, zijn de gegevens ook in de dossiers zichtbaar. Om je import te controleren, kun je op de button ‘Controle bestand’ klikken om de data te downloaden zoals die in de database opgeslagen zijn.
Wil je de Update Wizard in zijn geheel opnieuw uitvoeren met een aangepast exportbestand, dan zullen alle geïmporteerde gegevens vervangen worden door de gegevens in het nieuwe bestand. Je kunt de import zo vaak opnieuw uitvoeren als je wilt.
Import Status
Om in beeld te brengen voor welke vestigingen de nieuwe grondslagen al geïmporteerd zijn, kies je in de Update Wizard voor de tab Import Status. In het overzicht dat vervolgens getoond wordt, zie je per vestiging door wie en wanneer de import voor het laatst uitgevoerd is. Ook voor dit overzicht geldt: je ziet uitsluitend de informatie behorende bij de vestigingen waar je aan toegevoegd bent.
Als meerdere collega’s imports uitvoeren - bijvoorbeeld voor eigen vestigingen - kan de collega die gekoppeld is aan alle vestigingen controleren of en wanneer de import van alle vestigingen is uitgevoerd.
Zodra de Importperiode weer sluit, zal de import historie automatisch verwijderd worden.