Zoals in het artikel Robotiseren jaarlijkse berekeningen is toegelicht, kunnen Smart Adviesdossiers met een bepaald type berekening gerobotiseerd worden. Zodra de robotisering is geactiveerd, worden de betreffende dossiers ieder jaar in januari volledig geautomatiseerd berekend.
Methodieken van Robotiseren
Omdat je niet in ieder dossier met standaard grondslagen wilt rekenen, heb je keuze uit twee methodieken van robotiseren:
- Robotiseren o.b.v. actuele grondslagen
- Robotiseren o.b.v. aangepaste grondslagen
| Je kunt per dossier instellen of je het dossier wilt robotiseren en van welke methodiek uitgegaan dient te worden. De methodieken zijn dus door elkaar te gebruiken. Standaard staat bij een nieuw dossier methodiek 1. |
Methodiek 1: robotiseren o.b.v. actuele grondslagen
Dit is de methodiek voor een complete ontzorging, waarbij de berekeningen voor de waardering én verloning jaarlijks worden uitgevoerd op de derde donderdag van januari. Op basis van de meest actuele grondslagen die wij centraal voor je onderhouden. Lees meer over de gebruikte grondslagen.
De robotisering voor ODV-robot en Gerichte Lijfrente dossiers vindt altijd op basis van deze methodiek plaats.
Methodiek 2: robotiseren o.b.v. aangepaste grondslagen
De standaard grondslagen die voor de robotisering gebruikt worden, zijn wellicht niet voor alle dossiers toepasbaar. Bijvoorbeeld omdat aangepaste overlevingstafels, rekenrentes of indexatiepercentages toegepast worden. Voor die dossiers kies je voor de 2e methodiek van robotiseren.
Dit heeft wel tot gevolg dat je jaarlijks de grondslagen voor de betreffende dossiers handmatig dient te updaten. Wat natuurlijk een hele klus kan zijn. Om je hierbij te ontzorgen hebben wij de BMW-robot Update Wizard ontwikkeld, zodat je de dossiers efficiënt en centraal kunt updaten. Met deze wizard exporteer je de grondslagen van alle relevante dossiers naar Excel. Je past de grondslagen voor het nieuwe berekeningsjaar snel en efficiënt aan in de Excel, waarna je de nieuwe grondslagen importeert. Lees verder in het artikel Update Wizard voor BMW-dossiers.
Werking Robot-run
Er wordt veelal gedacht dat het Robotiseren van alle adviesdossiers in een paar uurtjes geregeld is, maar het tegendeel is waar. De duur van het robotiseren is afhankelijk van verschillende factoren. Uiteraard is het aantal dossiers een belangrijke (we robotiseren inmiddels ruim 20.000 dossiers), maar ook het type berekening en de complexiteit daarvan zijn belangrijke factoren. Zo neemt een ODV-berekening minder tijd in beslag dan een Waardering ingegaan pensioen waarin 5 pensioenaanspraken zijn opgenomen, inclusief alle waarderingsaspecten.
Daarnaast worden er bijvoorbeeld ook vervolgdossiers aangemaakt, er worden rapporten in diverse bestandsformaten gegenereerd en er worden bulkexportbestanden samengesteld waarin alle relevante berekeningsresultaten zijn opgenomen.
En als laatste voeren wij een eindcontrole uit, waar we uiteraard ook wat tijd voor nodig hebben. Dit alles met als doel dat jij als klant fors tijd bespaart, gemak ervaart en ontzorgt wordt.
Dossiers geblokkeerd
Zolang de Robot-run loopt zijn alle gerobotiseerde dossiers geblokkeerd tegen bewerking. Je kunt de dossiers wel openen, maar de getoonde data en resultaten zijn nog niet representatief zolang de robot-run loopt. Dit heeft alles te maken met de algoritme van de Robot en volgorde waarin de type berekeningen en handelingen opgepakt worden.
Zodra de Robot-run volledig is afgerond én de eindcontrole door ons heeft plaatsgevonden, zullen wij je hier per mail over informeren. Vanaf dat moment zijn ook alle dossiers vrijgegeven en kunnen de resultaten en rapporten gedownload worden.
Tijdlijn Robot-run
De Robot-run wordt jaarlijks op de derde donderdag van januari vanaf ongeveer 23.30 uur uitgevoerd. Vanwege het grote aantal dossiers dat behandeld dient te worden kan de Robot-run (inclusief eindcontrole) tot 5 dagen in beslag nemen.
Om je overzichtelijk te informeren wanneer de Robot-run van start gaat, hebben wij de functie Tijdlijn Robot-runs ontwikkeld. In deze tijdlijn staat exact opgenomen wanneer de run zal draaien. Daarbij hebben we tevens opgenomen, met betrekking tot welke berekeningsjaren de berekeningen uitgevoerd worden.
Bovendien ontvang je tijdig vooraankondigingen ter herinnering aan een Robot-run. En na afloop ontvang je een bevestiging.
De Tijdlijn Robot-runs bekijk je door naar Adviezen te gaan, waarna je binnen de optie Robot Acties kiest voor Tijdlijn Robot-runs.
Overzicht grondslagen
Alle relevante grondslagen voor het robotiseren worden minimaal 2x per jaar geactualiseerd in het artikel Grondslagen Robotiseren, zodat je altijd op de hoogte bent van de gehanteerde grondslagen. In het betreffende artikel is eveneens opgenomen welke invoervelden op basis van Automatische Input geblokkeerd zijn voor manuele input.
Automatische Input / Beperkte invoer
Als je robotiseert op basis van de meest actuele grondslagen (methodiek 1) wordt actuariële input centraal beheerd en automatisch berekend.
De velden die automatisch berekend worden, worden geblokkeerd getoond en zijn voorzien van een oranje markering. Wij noemen dit Automatische Input. Wanneer je een dossier voor de eerste keer invult of importeert, zijn die velden nog niet voorzien van input. De input wordt namelijk pas getoond zodra je een keer op Berekenen hebt geklikt of nadat de robot de berekening heeft uitgevoerd.
Export berekeningsresultaten t.b.v. verloning en jaarrekening
Zodra alle berekeningen door de robot zijn uitgevoerd, worden alle relevante berekeningsresultaten in diverse bulkexports (Excel) klaargezet. Zodat de resultaten snel en efficiënt verwerkt kunnen worden door de loonadministratie en samenstelafdeling. Daarnaast worden alle bijbehorende rapporten in Word én PDF format klaargezet om in bulk te downloaden. Lees verder in het artikel Downloaden van berekeningsresultaten en rapporten.
Voorwaarden Robotiseren
Zoals aangegeven staat de functie robotiseren standaard aan voor een nieuw dossier. Maar om überhaupt te kunnen robotiseren, dient voldaan te worden aan een aantal voorwaarden:
- De functie Robotiseren dient te zijn geactiveerd
- Er staan geen meldingen meer open in het dossier
- Het dossier heeft een keer succesvol gerekend
- Het dossier is opgeslagen
- Voor BMW-berekeningen: Het dossier beschikt over de juiste berekeningsdatum
Wat betreft de juiste berekeningsdatum; deze wordt bij het robotiseren automatisch aangepast. Het is dan ook van belang dat een dossier dat voor de eerste keer wordt opgevoerd, beschikt over de juiste berekeningsdatum. Anders kun je het dossier niet robotiseren.
| Voorbeeld Vindt de robotisering plaats in 2025 om de berekeningen voor 2024 uit te voeren, dan dient het berekeningsjaar in het opgevoerde dossier 2023 te zijn. Is het berekeningsjaar 2022, dan kun je het dossier niet robotiseren. Dan dien je eerst de robotisering uit te zetten en (met de functie Next) handmatig de berekening te maken voor 2023, waarna je functie robotiseren weer aan kunt zetten. |
Bij ODV-berekeningen wordt bij het bepalen van het berekeningsjaar, altijd uitgegaan van het jaar waarin de berekening plaatsvindt.
| Voorbeeld Vindt de robotisering plaats in 2025 om de berekeningen voor 2025 uit te voeren, dan dient het berekeningsjaar in het opgevoerde dossier 2024 te zijn. Is er een eerder berekeningsjaar opgenomen, dan wordt de berekening wel gewoon uitgevoerd op basis van de grondslagen voor 2025, maar je Adviestrail klopt dan niet meer. Je slaat dan namelijk – afhankelijk van het voorgaande berekeningsjaar - één of meerdere berekeningsjaren over. Dit heeft ook gevolgen voor het rapport, waarin je niet het verloop van de voorziening over het voorgaande en huidige jaar terug kunt vinden in het hoofdstuk ‘Toelichting transitorische passiefpost’. Om de Adviestrail in stand te houden, kun je (met de functie Next) de berekeningen handmatig uitvoeren tot het gewenste berekeningsjaar. |