Meldingen zijn automatisch gegenereerde of handmatig ingestelde berichten die je informeren over belangrijke adviesmomenten en -kansen. De meldingen zijn te voorzien van een toelichting, waarin je acties en vervolgacties kunt opnemen zodat je meldingen kunt doorplannen.
Welke soorten meldingen zijn er?
Er zijn handmatige en automatische meldingen. Waarbij - de naam verraadt het waarschijnlijk al - handmatige meldingen, meldingen zijn die je zelf kunt aanmaken. De automatische meldingen worden automatisch gegenereerd op basis van opgeslagen data en berekende resultaten in een dossier. Automatische meldingen worden overigens alleen gegenereerd voor dossiers waarbinnen de functie Robotiseren is geactiveerd.
Dit is meteen een voorwaarde voor het automatisch kunnen genereren van meldingen. Er dienen altijd berekende resultaten beschikbaar te zijn in een dossier. Zijn er namelijk geen berekende resultaten, dan worden geen meldingen gegenereerd. Zorg er daarom altijd voor dat een dossier gerekend heeft vóórdat je het opslaat.
Automatische Meldingen
Afhankelijk van het type dossier, het type melding en de bijbehorende acties, wordt een automatische melding 5 jaar of 1 jaar voor de uiterste datum gegenereerd. De volgende type meldingen worden automatisch gegenereerd:
- Naderen van een einddatum
- Naderen van een ingangsdatum
- Naderen van een AOW-leeftijd
- Naderen van de pensioenleeftijd
- Naderend einde van wettelijke termijnen
- Automatische overgang van uitstel naar uitkering
- Stoppen van de robotisering vanwege einddatum dossier
Meldingen aanmaken en aanpassen
Meldingen zijn altijd gekoppeld aan een adviesdossier. Je opent het dossier waaraan je een signaal wilt koppelen en vervolgens ga je in het resultatenscherm aan de rechterzijde naar de optie Meldingen. Daar klik je op toevoegen en beantwoord je de onderstaande vragen.
- Klant
- Dossier
- Onderwerp
- Opvolgdatum
- Status
- Prioriteit
- Toelichting
Zodra je gereed bent, klik je op Opslaan en de melding verschijnt in de diverse dashboards met signalen.
Om een melding aan te passen open je de melding vanuit het dossier of de diverse dashboards, pas je de benodigde vragen aan en sla je het weer op. De velden Klant en Dossier zijn niet aanpasbaar omdat een melding altijd aan een dossier is gekoppeld en een dossier op zijn beurt weer aan een klant.
Onderwerpen waar je uit kunt kiezen
Om meldingen te kunnen rubriceren dient bij het aanmaken een onderwerp geselecteerd te worden. Dit is een lijst van onderstaande onderwerpen waar je uit kunt kiezen. Bij de automatische meldingen wordt het onderwerp vooraf ingevuld. Je kunt kiezen uit de volgende onderwerpen:
- Einddatum nadert
- Expiratiedatum nadert
- Ingangsdatum nadert
- AOW-leeftijd nadert
- Pensioenleeftijd nadert
- Datum omzetting nadert
- Verloning starten
- Uitkering aanpassen
- Dossier updaten
- Overeenkomst opstellen
- Advies uitbrengen
- Anders
Meldingen opvolgen en doorplannen
Omdat je meldingen kunt voorzien van een toelichting, kun je met een (genummerde) opsomming acties opnemen. Automatische meldingen worden voorzien van voorgestelde acties. Acties die uiteraard naar wens aangepast kunnen worden.
Bij het (automatisch) aanmaken ligt de opvolgdatum standaard 3 weken in de toekomst. Waarbij de opvolgdatum altijd betrekking heeft op de eerste actie uit de lijst met mogelijke acties. Wil je een andere opvolgdatum hanteren, dan pas je gewoon de datum aan.
Doorplannen
Zodra een actie is verwerkt, pas je de opvolgdatum aan naar het moment waarop de volgende actie verwerkt dient te zijn. Indien gewenst pas je ook het onderwerp aan, zodat de melding bij de juiste categorie wordt ingedeeld.
Als laatste kun je voor een onderscheid tussen afgeronde en openstaande acties in de toelichting, de acties die zijn afgerond doorhalen met de tekstfunctie ‘doorhalen’.
Op deze manier kun je binnen een melding meerdere (vervolg)acties aanmaken en doorplannen.
| Voorbeeld Wanneer een ODV-dossier de einddatum in de uitstelfase nadert, verzorgt de robotisering automatisch de overgang van de uitstel- naar de uitkeringsfase. Hierover word je geïnformeerd door een automatische melding met het onderwerp ‘Ingangsdatum nadert’. Een vervolgactie binnen de melding is het opstarten van de verloning. Met de automatische melding ben je dus geïnformeerd over de eerste actie, zijnde de aanstaande omzetting waarover je jouw klant wellicht wilt informeren. Om de vervolgactie voor het opstarten van de verloning in te stellen, pas je het onderwerp aan naar ‘Verloning starten’ en de opvolgdatum pas je aan naar het moment dat de verloning opgestart moet worden. Als laatste haal je de eerste actie ‘De ODV bereikt de ingangsdatum door, om aan te geven dat deze actie is ‘uitgevoerd’. Nadat alle aanpassingen zijn doorgevoerd sla je de melding weer op en staat het ingesteld met een nieuw onderwerp en een nieuwe opvolgdatum. |
Hoe je adviesdossiers met meldingen kunt herkennen
Om je te ondersteunen bij het opvolgen van signalen, worden op diverse plekken in Akkermans FinteQX meldingen getoond. Dit zijn:
Dossier Dashboard
Binnen deze module zijn dossiers met signalen te herkennen aan het icoon met uitroepteken aan het einde van een dossierregel. Het icoon geeft aan dat er een signaal actief is binnen het dossier.
Meldingen Dashboard
Deze module geeft een overzicht van alle actieve signalen met betrekking tot alle dossiers die aangemaakt zijn.
Klant detail pagina
Binnen de detailpagina van een klant worden in het onderdeel Meldingen, alle meldingen behorende bij de klant weergegeven. Het betreft dus alle meldingen uit alle aangemaakte dossiers voor deze klant.
Smart Adviesdossier
In een geopend dossier zijn actieve meldingen te herkennen aan de oranje badge bij de module Meldingen in het resultatenscherm.
Meldingen mail
Daarnaast ontvang je maandelijks een overzicht met het aantal actieve meldingen. Deze optie is overigens aan of uit te zetten bij het onderdeel Berichtgeving, op het panel Personaliseren binnen je persoonlijke account.
| Belangrijk Er worden alleen meldingen getoond van de klanten en dossiers, die behoren tot de vestigingen waar jij toegang tot hebt. |
Kleurstatus meldingen
Om je te informeren over de actualiteit van een melding, hebben ze een kleurstatus die afhankelijk is van de opvolgdatum.
- Zwart: er resteert nog minimaal twee weken tot de opvolgdatum
- Oranje: er resteren twee weken of minder tot de opvolgdatum
- Rood: de opvolgdatum is verlopen